Fallstricke bei Vertragserklärungen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Der Abschluss eines IT-Vertrages zwischen zwei Parteien wirft häufig, besonders im Hinblick auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen Hindernisse auf, die es zu beachten gilt. Um in einem etwaigen Rechtsstreit gut aufgestellt zu sein, empfehlen sich Vorsichtsmaßnahmen, die nachfolgend dargestellt werden.

Probleme beim Vertragsabschluss

Häufig kommt es im B2B beim Abschluss von IT-Verträgen zu Problemen. Das betrifft sowohl das generelle Zustandekommen als auch den Inhalt des Vertrages. Wir haben ein paar Beispiele ausgewählt, die typische Fallstricke enthalten.

Angebot und Annahme

Vorsicht bei verbindlichen Vertragserklärungen (Angebot oder Annahme). Erklärungen eines Mitarbeiters wie „Hiermit möchte ich die Umsetzung beauftragen“ können auch dann als verbindliche Vertragserklärung gewertet werden, wenn der Mitarbeiter nicht mit Prokura oder Handlungsvollmacht ausgestattetet ist. Hier können die Grundsätze der Duldungs- oder Anscheinsvollmacht greifen.
Tipp: Mitarbeiter sollten bei Vertragserklärungen im Zweifel ausdrücklich erwähnen, dass diese noch der Freigabe durch die Geschäftsführung bedarf.

Vorsicht ist auch bei automatisierten Bestellsystemen geboten. Hier ist in der Regel keine Klarstellung der fehlenden Vertretungsmacht möglich. Zudem sind darüber hinausgehende, von den AGB des Vertragspartners abweichende Vereinbarungen schwierig.
Tipp: Vor derartigen Bestellungen sollten gewünschte Abweichungen von automatisierten Bestellvorgaben mindestens per E-Mail vorab abgeklärt bzw. vereinbart werden

Beweis des Zugangs

Zuweilen bestreiten Gegner in einem Rechtsstreit, die für sie ungünstige wichtige Erklärung (z.B. Angebots- bzw. Annahmeerklärung, Kündigung, Widerruf, Anfechtung des Vertrags oder Rücktritt vom Vertrag) bekommen haben. In diesem Fall muss man den Zugang der für einen selbst günstigen Erklärung beweisen, was bei einem einfachen Brief schwierig bis unmöglich ist.
Tipp: Vorsorglich sollte man wichtige Erklärungen zumindest „vorab per Fax“ und danach per Post versenden. Leider erkennt die Rechtsprechung bislang lediglich das Telefax als Beweis für den Zugang eines nachfolgend auf den Postweg gegebenen Briefs, nicht jedoch das vorab übersandte PDF als Anhang einer E-Mail an.

Wer ganz sicher gehen will hält sich bei wichtigen Erklärungen, für die nach einem Vertrag/AGB (ganz selten nach dem Gesetz) die Schriftform gefordert wird, zum Beweis des Zugangs an folgendes Verfahren:

1. Schreiben im Beisein eines Zeugen unterschreiben.
2. Vor ab per Fax übersenden und Sendeprotokoll zur Kopie heften.
3. Schreiben im Beisein eines Zeugen in den Briefumschlag eintüten.
4. Schreiben durch Zeugen zur Post als Übergabeeinschreiben mit Rückschein geben.
5. Rückschein nach Eingang zur Kopie des Schreibens heften.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Bei der Frage, ob und welche AGB gelten, wenn sowohl die eine als auch die andere Vertragspartei auf AGB verweist, welche, kommt es häufig zu Problemen.

Problem „Einbeziehung von AGB“: AGB werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn sie vor der letzten Vertragserklärung, also der Annahmeerklärung (bei Kaufleuten häufig auch als „Auftragsbestätigung“ bezeichnet) dem Vertragspartner zur Kenntnis gebracht wurden und auf die Geltung hingewiesen wurde. Ist der IT-Vertrag einmal geschlossen, können AGB nicht mehr nachgeschoben werden (also z.B. nicht erstmalig auf der Rechnung).

Tipp: Es sollte standardmäßig bei allen Vertragserklärungen auf die Geltung der AGB verwiesen werden. Ganz sicher ist es, wenn diese der Erklärung auch beigefügt werden (z.B. als PDF zur E-Mail oder als Anhang zum Brief).

Unter Kaufleuten reicht bei Erklärungen per E-Mail (sogenannte Textform) auch der Verweis auf die AGB im Internet, wenn diese dort abgerufen werden können. Dabei sollte der Fundort (z.B. www.firma.de/AGB) und der Versionsstand (z.B. Stand Februar 2019) angegeben werden.

Problem „Widersprechende AGB“: Häufig fügen beide Vertragspartner ihre AGB bei und verweisen auf deren Geltung. In diesem Fall gilt, dass sich widersprechende Klauseln gegenseitig neutralisieren, also insoweit überhaupt nicht gelten.

Beispiel: Die AGB der klagenden Firma X sehen Münster als Gerichtsstand vor, diejenigen der beklagten Firma Y München. In diesem Fall ist weder Münster noch München als Gerichtsstand durch AGB wirksam vereinbart.

Im Falle kollidierender AGB gilt das Gesetz, wonach i.d.R. der Sitz des Beklagten als Gerichtsstand anzunehmen ist. Im Beispiel wäre es dann München.

Das gilt selbst dann, wenn in den AGB auf die vorrangige Geltung der eigenen AGB verwiesen und der Geltung der AGB der anderen Partei ausdrücklich widersprochen wird.

Tipp: Sollen bestimmte Klauseln unbedingt gelten, sollte man diese im Zweifel individuell verhandeln.

Abnahmeerklärung

Auch bei der Abnahmeerklärung bei Werkverträgen ist Vorsicht walten zu lassen. Die Abnahmeerklärung bedeutet, dass man ein Werk als im Wesentlichen vertragsgemäß akzeptiert. Ab diesem Zeitpunkt ist man in der Regel spätestens verpflichtet, die vereinbarte Vergütung zu zahlen.

Tipp: Die Abnahme sollte nur erklärt werden, wenn man tatsächlich geprüft hat, ob die vertraglich vereinbarte Leistung auch vertragsgemäß erbracht wurde. Bei Softwareerstellung lässt sich dies in der Regel anhand eines Pflichtenhefts und entsprechenden Tests feststellen.

Ist nur ein Teil der Leistung vertragsgemäß erbracht worden, sollte man die Abnahmeerklärung ausdrücklich auch nur auf diesen Teil beschränken.

Kündigung von (GU-/SU-) Verträgen

Problem: Für die eigene Leistung gegenüber den Kunden setzt der Generalunternehmer (GU) zuweilen Subunternehmer (SU) ein. Das ist bei aufwändigen IT-Projekten häufig zu finden. Hier ist zu beachten, dass der GU grundsätzlich auch dann zur Abnahme und Vergütung der Subunternehmerleistung verpflichtet ist, wenn der Kunde an der Leistung kein Interesse mehr hat und gegenüber dem GU die Kündigung erklärt hat oder vom Vertrag zurück getreten ist.

Tipp: Soll die Vergütung der SU-Leistung von der Zahlung des Kunden abhängig gemacht werden, kann dieses in AGB kaum wirksam geregelt werden. Hier sollte mit dem SU eine individuelle Vereinbarung getroffen werden, wonach der GU den SU-Vertrag kündigen darf, wenn der Kunde den Vertrag mit dem GU kündigt.

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